Work Smart Tips! ด้วย Video Conference

ทุกวันนี้องค์กรชั้นนำ มีเครื่องมือในการสื่อสารระหว่างองค์กรที่ขาดไม่ได้ นั่นก็คือ การประชุมระยะไกล หรือ Video Conference และด้วยสถานะการณ์ปัจจุบันของการแพร่เชื้อไวรัส COVID-19 ที่กำลังระบาด ทำให้หลายบริษัทจำเป็นต้องปรับตัว และปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน ซึ่งการทำ Video Conference นั้น นอกจากจะเป็นเครื่องมือที่ใช้การประชุมของผู้บริหาร และทีมต่างเมื่ออยู่ต่างสถานที่กันแล้ว การเลือืกใช้เครื่องมือนี้ ยังทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง และประหยัดเวลาในการทำงาน แต่การประชุมจะมีประสิทธิภาพมากหรือน้อย ก็ขึ้นอยู่กับคุณภาพของภาพที่ถูกส่งออกไป รวมไปถึงระบบเสียงที่ชัดเจน ทำให้คุณไม่พลาดข้อมูลสำคัญนการประชุมร่วมกัน หากใครที่กำลังจะเริ่มใช้งาน Video Conference ในสถานการณ์ตอนนี้ เราอยากแนะนำปัจจัยสำคัญที่ควรคำนึงถึงในการทำระบบ Video Conference เพื่อเป็นแนวทางในการจัดประชุม

5 ปัจจัยสำคัญ ที่ควรคำนึงถึงในการใช้ระบบ VDO Conference

1.ระบบ Internet ที่รองรับการประชุมทางไกล
ระบบอินเตอร์เน็ตเป็นหัวใจหลักของการประชุม VDO Conference ซึ่งความเร็วของอินเตอร์เน็ตนั้นสามารถส่งผลกระทบต่อประสบการณ์การประชุมได้พอสมควร ในการประชุมทางวีดีโอแบบธรรมดานั้นอาจใช้ความเร็วแค่ 384 Kbps หรือ 512 Kbps ก็เพียงพอแล้วแต่การประชุมทางวีดีโอแบบ HD นั้นจำเป็นจะต้องใช้อินเตอร์เน็ตความเร็วสูง 4 Mbps เป็นอย่างต่ำเพื่อให้การส่งสัญญาณของภาพ และเสียงมีคุณภาพที่ชัดเจนและเมื่อมีการใช้อินเตอร์เน็ตความเร็วสูงมากขึ้นคุณภาพของ Bandwidth ก็ต้องดีขึ้นด้วย

2. รองรับการประชุมทางไกลผ่าน Soft Codec Video Conference
การประชุมทางไกลผ่าน Soft Codec เริ่มเป็นที่นิยม เพราะว่าสามารถใช้คอมพิวเตอร์ที่มีอยู่แล้วภายในองค์กร มาเชื่อมต่อการชุมได้ทันทีโดยใช้ซอฟท์แวร์เช่น Microsoft Teams, Zoom หรือ WebEX" โดยหัวใจหลักของการประชุมทางไกลร่วมกัน คือต้องสามารถใช้งาน Function share หน้าจอ หรือ presentation ให้ทุกคนเห็นข้อมูล และสามารถมีส่วนร่วมในการแก้ไข หรือเปลี่ยนแปลงงานที่แสดงผลได้ โดยควรต้องรองรับการใช้งาน Device พื้นฐาน ได้ทุกระบบ เช่น windows, mac, ios and android

3. ระบบ Hardware (Video) ที่ดี
การใช้เพียงแค่ Webcam ที่ติดตั้งอยู่ใน Laptop เพื่อประชุมร่วมกันหลายคน ประสิทธิภาพอาจจะไม่เพียงพอและสร้างความลำบากให้แก่ผู้เข้าประชุมพอสมควร เพราะนอกจากจะได้ภาพที่มีความละเอียดน้อยแล้ว อาจจะไม่สามารถเก็บภาพผู้เข้าร่วมประชุมได้ครบทุกคน เราสามารถเพิ่มการประชุมทางไกลที่มีประสิทธิภาพ ด้วยกล้องคุณภาพระดับ Full HD เพื่อให้ภาพที่คมชัด มุมมองกว้าง จับภาพผู้เข้าร่วมประชุมได้ครบ

4. ระบบ Hardware (Audio) ที่ดี
สิ่งที่ผู้เข้าร่วมประชุม Video Conference ส่วนใหญ่มักเกิดความหงุดหงิดในระหว่างการประชุม มีสาเหตุมาจากระบบเสียงที่ไม่มีคุณภาพ การประชุมผ่าน Laptop เพียงอย่างเดียวอาจไม่ตอบโจทย์การประชุมแบบ One-To–Many หรือ Many-To-Many เราสามารถนำเทคโนโลยี Beam Steering Microphone หรือ Echo Cancelling เข้ามาปรับใช้ในการประชุมทางไกล เพื่อไม่พลาดในการได้ยินข้อมูลสำคัญ หรือเข้าใจเนื้อหาผิด

5. ระบบชุดประชุมต้องถูกออกแบบมาให้ใช้งานได้ง่าย
หากพนักงานต้องประชุมทางไกลอยู่ที่บ้าน หรือเข้าร่วมประชุมกับคู่ค้าต่างๆ การติดตั้ง หรือการเชื่อมต่อการชุม ควรใช้เวลาไม่เกิน 10 นาที สามารถ Join การประชุมได้ง่าย และทำได้ด้วยตนเอง ในกรณีที่ประชุมทางไกลในบริษัทฯ จุดเชื่อมต่อต่างๆควรรองรับการเชื่อมต่อผ่านอุปกรณ์ของผู้เข้าร่วมประชุมได้ง่าย ทั้งแบบเชื่อมต่อแบบ Wireless หรือผ่านอุปรณ์ Laptop หรือ PC

สุดท้ายนี้ การทำงานร่วมกันเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ ในเมื่อการประชุมแบบ Video Conference ไม่ใช่สิ่งที่ไกลตัวเราอีกต่อไป การลงทุนกับห้องประชุมจึงมีความคุ้มค่า เพื่อให้ธุรกิจของคุณยังสามารถดำเนินต่อไปได้อย่างไม่สะดุด “ติดต่อเราหากคุณต้องการรับคำปรึกษา เพื่อให้การทำงานของคุณสมบูรณ์ยิ่งขึ้น ทีมงานมืออาชีพรอคุณอยู่ครับ