Work Smart Tips! ด้วย Video Conference

เครื่องมือสำหรับการสื่อสารขององค์กรที่ขาดไม่ได้ในทุกวันนี้คือ การประชุมระยะไกลผ่านวีดีโอ หรือ Video Conference และด้วยสถานะการณ์ปัจจุบันของการแพร่เชื้อไวรัส COVID-19 ที่กำลังระบาดทำให้หลายบริษัทจำเป็นต้องปรับตัวและปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน ซึ่งการหันมาประชุมออนไลน์ผ่าน Video Conference นั้น นอกจากจะเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการสื่อสารระหว่างพนักงานและทีมต่างๆ เมื่ออยู่กันต่างสถานที่แล้ว การเลือกใช้เครื่องมือนี้ยังสามารถทำให้องค์กรประหยัดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง และเป็นการประหยัดเวลาในการทำงานด้วย แต่การประชุมผ่าน Video Conference นั้น จะมีประสิทธิภาพ หรือมีความเสมือนการประชุมจริงมากหรือน้อยนั้น ขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายๆอย่างที่ผู้จัดการระบบ และเจ้าของบริษัทเองจะต้องคำนึงถึง อาทิเช่น คุณภาพของภาพที่ถูกรับส่งออกไป รวมไปถึงระบบเสียงที่ชัดเจน เพื่อทำให้การสื่อสารชัดเจน ผู้ใช้งานไม่พลาดข้อมูลสำคัญในการประชุมร่วมกัน

หากใครที่กำลังจะเริ่มใช้งาน Video Conference ในสถานการณ์ตอนนี้ วิชัยเทรดดิ้ง 1983 อยากแนะนำปัจจัยสำคัญที่ควรคำนึงถึงในการทำระบบ Video Conference เพื่อเป็นแนวทางในการจัดประชุม


5 ปัจจัยสำคัญ ที่ควรคำนึงถึงในการใช้ระบบ Video Conference

1. ระบบอินเตอร์เน็ตที่เร็ว และเสถียร รองรับการประชุมแบบไม่สะดุด

อินเตอร์เน็ตคือ หัวใจหลักของการประชุม Video Conference ความคมชัดของเสียงและภาพของการประชุมนั้น มีความสัมพันธ์โดยตรงกับคุณภาพของอินเตอร์เน็ตของผู้ร่วมประชุมทุกคน ซึ่งจุดนี้ส่งผลกระทบต่อประสบการณ์การประชุมของผู้ร่วมประชุมค่อนข้างสูง ทางบริษัทแนะนำว่า สำหรับการประชุมทางวีดีโอแบบธรรมดา เช่น การโทรระหว่างเพื่อนหรือครอบครัวนั้น ใช้ความเร็วประมาณ 384 Kbps หรือ 512 Kbps ก็เพียงพอแล้ว แต่การประชุมทางวีดีโอเพื่อธุรกิจ เนื่องจากการสื่อสารและข้อมูลมีความสำคัญ เรานะนำให้ใช้คุณภาพที่สูงขึ้นเป็น High Definition (HD) ซึ่งจำเป็นจะต้องใช้อินเตอร์เน็ตความเร็วที่สูงขึ้นประมาณ 4 Mbps เป็นอย่างต่ำเพื่อให้การส่งสัญญาณของภาพ และเสียงมีคุณภาพที่ชัดเจน ท้ายสุดเมื่อมีการใช้อินเตอร์เน็ตความเร็วสูงมากขึ้นคุณภาพของ Bandwidth ก็ต้องดีขึ้นด้วย

2. เลือกโปรแกรม Soft Codec Video Conference เหมาะกับองค์กร ครบทุกฟังชั่นการใช้งาน

software conferences 2020

การประชุม Video Conference สมัยก่อนนั้นจำเป็นต้องใช้ Hardware (Hard-Codec) ที่ค่อนข้างแพง และไม่มีความยืดหยุ่นในการใช้งาน แต่ปัจจุบันนี้เทคโนโลยี Software based (Soft-Codec) VDO Conference กำลังเป็นที่ที่นิยม เพราะว่าสามารถใช้คอมพิวเตอร์ที่มีอยู่แล้วภายในองค์กร นำมาเชื่อมต่อเพื่อประชุมได้ทันที โปรแกรม Soft-Codec VDO Conference นั้นมีให้เลือกมากมายในตลาด โดยปัจจุบันมี Microsoft Teams และ Zoom เป็นผู้นำตลาดสำหรับการประชุม VDO Conference สำหรับองค์กร ซึ่งโปรแกรมเหล่านี้จะมีความสามารถมากกว่าโปรแกรมที่ออกแบบมาสำหรับใช้ส่วนบุคคลเช่น LINE, Skype หรือ WhatsApp

บริษัทฯแนะนำให้เลือกโปรแกรมที่เหมาะกับการใช้งานและความต้องการในแต่ละองค์กร เช่น
● จำนวนของผู้ร่วมประชุมที่สามารถต่อเข้ามาประชุมในเวลาเดียวกัน
● ความสามารถในกันทำ Webinar หรือ Online Training (Broadcast Mode)
● ความสามารถในการ Share หน้าจอและ Presentation รวมไปถึงการแก้ไขไฟล์ร่วมกัน
● ความสามารถในการใช้งานใน Device ต่างๆได้ เช่น Windows, Mac OS, iOS และ Android โดยรวมไปถึงความยุ่งยากในการติดตั้งสำหรับผู้ใช้งานนอกองค์กร
● ความสามารถในการ Record ประชุม
● ราคา (หากองค์กรใช้งาน Microsoft Office 365 หรือ Google GSuite อยู่แล้ว อาจจะใช้งาน Microsoft Teams หรือ Google Hangout โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น)

3. เพิ่มคุณภาพและความคมชัดของภาพด้วยระบบ Hardware (Video) ที่ดี

AMX Acendo

การใช้ Webcam ที่ติดตั้งอยู่ใน Laptop เพื่อประชุม Video Conference นั้น อาจจะเพียงพอแค่สำหรับการประชุมแบบ หนึ่งต่อหนึ่ง (One-on-one Meeting) แต่หากเราต้องการที่จะประชุม Video Conference ร่วมกันหลายคน ประสิทธิภาพของกล้องตัวเล็กๆ ที่ติดตั้งมาใน Laptop อาจไม่เพียงพอ เพราะนอกจากจะได้ภาพที่มีความละเอียดน้อยแล้ว ยังทำให้ไม่สามารถเก็บภาพผู้เข้าร่วมประชุมได้ครบทุกคน สำหรับห้องประชุมตั้งแต่ Huddle Room และใหญ่ขึ้นไป ที่ต้องมีการใช้งานมากกว่า 2-3 คน บริษัทฯแนะนำให้ลงทุนในกล้องที่ใหญ่ขึ้น เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการประชุม ด้วยกล้องที่มีความละเอียดภาพตั้งแต่ Full HD ถึง 4K เพื่อสามารถส่งภาพที่คมชัด มุมมองกว้าง จับภาพผู้เข้าร่วมประชุมได้ครบทุกคน

นอกจากกล้องแล้ว อย่าลืมคำนึงถึงระบบภาพ เพื่อนำภาพการประชุมออกจากจอคอมพิวเตอร์ขึ้นไปบนจอ TV หรือจอ Projector โดยในทางปฏิบัติแล้วการ Video Conference นั้นหลายครั้งต้องมีการแสดง Presentation ขึ้นพร้อมกับผู้ร่วมประชุมอีกฝั่ง ดังนั้นการใช้จอภาพสองจอนั้นเป็นมาตรฐานสากลของระบบภาพสำหรับห้องประชุม Video Conference ซึ่งการวางระบบสลับสัญญาณภาพ (Switcher) ที่ดี ก็เป็นอีกปัจจัยที่สำคัญสำหรับระบบภาพในห้องด้วย

4. เสียงดัง ฟังชัด และไม่ก้อง ด้วยระบบ Hardware (Audio) ที่ดี

Biamp Devio

เสียง มีความสำคัญไม่แพ้ภาพ ในการสื่อสาร เพราะเราสามารถสื่อสารกันโดยใช้เสียงอย่างเดียวได้ แต่เราไม่สามารถสื่อสารกันได้โดยใช้ภาพเพียงอย่างเดียว ดังนั้นระบบเสียงที่ดีเป็นปัจจัยหลักที่จะต้องคำนึงถึงในการติดตั้งระบบ Video Conference ในห้องประชุม

โดยระบบเสียงที่ไม่มีคุณภาพนั้น สามารถทำให้ผู้เข้าร่วมประชุม Video Conference เกิดความหงุดหงิดในระหว่างการประชุม ซึ่งมีสาเหตุมาจาก เสียงเบาไปหรือดังไป (Gain) เสียงก้อง (Echo) เสียงสะท้อน (Feedback) หรือ เสียงรบกวนต่างๆ (White Noise/ Background Noise)

ในทิศทางเดียวกับระบบภาพ เราสามารถแก้ปัญหาของระบบเสียงด้วยการนำ Hardware ต่างๆมาผสมกับ Software เพื่อปรับคุณภาพของเสียงที่ออกจากห้องประชุมของเราได้ ด้วยเทคโนโลยีต่างๆ เช่น เทคโนโลยี Beam Steering Microphone ที่สามารถปรับความดัง-เบาของเสียงผู้พูดอัตโนมัติตามความไกล-ใกล้ของผู้พูดจากไมโครโฟน หรือการนำ DSP ที่มีระบบ Echo Cancelling หรือ Voice Recognition มาใช้ เพื่อเป็นการตัดเสียงก้อง เสียงสะท้อน และเสียงรบกวนต่างๆออกไปจากสัญญาณเสียงที่ถูกส่งออกไป และการติดตั้งลำโพงเพดานคุณภาพดีในห้องประชุม สามารถเสริมคุณภาพเสียงให้ดัง และชัดขึ้น ทั้งนี้เพื่อเป็นการไม่พลาดในการได้ยินข้อมูลสำคัญ หรือเข้าใจเนื้อหาผิด

5. ระบบ Video Conference ที่สามารถใช้งานได้ง่าย พร้อมใช้งานได้ทันที

สุดท้าย หากระบบ Video Conference นั้นใช้งานยุ่งยาก และไม่พร้อมสำหรับการใช้งานได้ตลอดเวลา นอกจากจะเป็นการเปลืองเงินลงทุนที่ลงไปในระบบแล้ว ก็เป็นการเสียเวลาของพนักงาน และผู้บริหารในองค์กรนั้นๆด้วย บริษัทฯเชื่อว่าระบบห้องประชุมที่ดีต้องง่ายต่อการใช้งานทั้งต่อบุคคลากรในองค์กร แขกผู้ที่ต้องมาประชุมด้วย และมีความพร้อมในการเข้าร่วมประชุมตลอดเวลา

การทำงานร่วมกันเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ และการประชุมแบบ Video Conference เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่ไม่ไกลตัวอีกต่อไป สามารถทำมาใช้ในการทำงานร่วมกัน (Collaborate) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ การลงทุนกับห้องประชุมและอุปกรณ์ต่างๆ สำหรับ Video Conference จึงมีความคุ้มค่า เพื่อให้ธุรกิจและการสื่อสารยังสามารถดำเนินต่อไปได้อย่างไม่สะดุด หากท่านต้องการรับคำปรึกษาเกี่ยวกับระบบ Video Conference วิชัยเทรดดิ้ง 1983 มีความยินดีให้คำแนะนำ และนำเสนอสินค้าพร้อมติดตั้ง โดยทีมงานมืออาชีพที่มีประสบการณ์ในอุตสาหกรรม Audio-Visual มามากกว่า 36 ปี

ชมการติดตั้งอุปกรณ์ในห้องรูปแบบต่างๆ